QUY TRÌNH NHẬP KHẨU VÀ VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ CHÍNH NGẠCH BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Trong các phương thức vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu thì đường biển là phương thức phổ biến nhất hiện nay. Vì vậy, việc nắm rõ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một trong những điều các thương nhân cần đặc biệt lưu ý nhằm hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình nhập khẩu.

Chúng tôi xin chia sẻ các bước trong quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển:

1. Đặt lịch tàu, kiểm tra và xác nhận Booking.

* Bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng hoá là đặt lịch tàu (Booking), để lấy được Booking, trước tiên bạn phải ký hợp đồng ngoại thương và cung cấp cho hãng tàu các thông tin về hàng hoá:

Cảng đi (port of loading)
Cảng đến (port of discharge)
Tên hàng hoá, trọng lượng, kích thước (packing list), đặc điểm hàng hoá, như Hàng lạnh, hàng hoá thông thường…
Ngày đi, ngày đến

* Kiểm tra và xác nhận Booking.

Sau khi hãng tàu gửi Booking qua mail, bạn kiểm tra các thông tin trên Booking: Cảng đi, cảng đến, thời gian tàu chạy, thời gian đến cảng nhập, thông tin về hàng hoá, thông tin về Container, nếu các thông tin trên chính xác thì bạn cần mail xác nhận lại với

hãng tàu, còn nếu thông tin sai lệch thì bạn cần yêu cầu chỉnh sửa cho đúng và xác nhận lại.

2. Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu

Đối với quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, công việc thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác sẽ do nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW ở Việt Nam. Các thông tin cập nhật: Hình ảnh Container rỗng, số chì, nếu là hàng lạnh thì theo dõi nhiệt độ, hình ảnh hàng hoá đóng gói…

3. Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng

Để thông quan và nhập được lô hàng, Bạn cần tìm hiểu xem lô hàng đó cần phải có những chứng từ gì. Sau đó bạn hãy yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ đó cho bạn. (Hợp đồng ngoại thương, hoá đơn, Packing list, C/O…)

4. Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến

Trước ngày tàu cập cảng ít nhất 1 ngày, Bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý.

Thông báo hàng đến là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu /đại lý giao nhận. Nhằm thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin trên thông báo hàng đến bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa.

Sau đó, bạn hãy tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau:

Giấy giới thiệu
Bill gốc
Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu)

5. Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng

Tùy thuộc vào từng loại hàng mà bạn nhập, mã HS code,.. các quy định của Nhà nước để đăng ký các thủ tục để được cấp các chứng nhận có liên quan.

6. Khai báo hải quan hàng nhập

Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa.

Để có thể tiến hành khai báo hải quan, cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: Hợp đồng ngoại thương (contract), Hóa đơn thương mại (commercial invoice), Phiếu đóng gói (packing list), Vận đơn (bill of lading), Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có), giấy phép nhập khẩu (nếu có), các giấy phép chuyên ngành khác.

Sau bước này sẽ là bước lên tờ khai Hải quan, sau đó nộp điện tử tờ khai Hải quan,

7. Mở và thông quan tờ khai; thanh lý tờ khai

Tiếp theo, tiến hành làm thủ tục hải quan tại cảng.

Mở tờ khai, thông quan và nộp thuế vào ngân sách Nhà nước. Để thực hiện được bước này, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: Giấy giới thiệu, Tờ khai phân luồng, Invoice, Packing list, Bill of lading, Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm tra chuyên ngành…)

Bạn in mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ.

8. Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho

Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để đóng phí. Tiếp theo, giao cho tài xế các chứng từ như: phiếu EIR, D/O,… để tài xế trình Hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chở hàng về kho.

9. Rút hàng và trả vỏ container rỗng

Khi xe chở hàng về đến kho, tiến hành kiểm tra các giấy tờ như: seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng,… Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD.

10. Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần phải được lưu trữ kỹ lưỡng. Để đối chiếu trong trường hợp có phát sinh, khiếu nại,…

Các chứng từ cần lưu giữ bao gồm:

Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế
Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế
Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa,…
Chứng từ vận tải, phiếu đống gói, tài liệu kỹ thuật,…
Sổ sách, chứng từ kế toán.

Quý khách vui lòng liên hệ với Chúng tôi, để được tư vấn, cung cấp dịch vụ XNK và vận chuyển tốt nhất !